نحوه استفاده از گزارشات نگهداری و تعمیرات (چرخه 4 مرحله ای PDCA)

یکی از پرسش‌های اساسی در حوزه نرم‌افزار نگهداری و تعمیرات (CMMS) این است که آیا هدف از استقرار سیستم نت، صرفاً انجام فعالیت‌های اجرایی مانند تعمیرات اضطراری، انجام چک‌لیست‌ها و رفع خرابی‌هاست؟ یا ارائه مستمر گزارشات نگهداری و تعمیرات است؟
واقعیت این است که اگر نگهداری و تعمیرات تنها به اجرای فعالیت‌های فنی محدود شود، بخش مهمی از ظرفیت و ارزش این سیستم نادیده گرفته خواهد شد.

نگهداری و تعمیرات یک سیستم مدیریتی و تصمیم‌ساز است که علاوه بر اجرا، باید امکان تحلیل، پایش و بهبود مستمر را برای سازمان فراهم کند. در این نگاه، فعالیت‌های اجرایی تنها بخشی از یک فرآیند کامل هستند و نه هدف نهایی آن.

دوره آموزش شاخص های نگهداری و تعمیرات KPI

نگرش درست نسبت به سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS)

یکی از مهم‌ترین چالش‌های سازمان‌ها در استقرار و بهره‌برداری از سیستم مدیریت نگهداری و تعمیرات، نگرش نادرست به فرآیند نت است. بسیاری از سازمان‌ها نگهداری و تعمیرات را صرفاً مجموعه‌ای از فعالیت‌های اجرایی می‌دانند، در حالی که یک سیستم نگهداری و تعمیرات موفق باید هم‌زمان دو بعد اجرایی و مدیریتی را پوشش دهد.

نگرش صحیح به سیستم نگهداری و تعمیرات، نگرشی فرآیندمحور، داده‌محور و هدف‌گرا است؛ نگرشی که در آن اجرای فعالیت‌ها، تحلیل داده‌ها و تصمیم‌گیری مدیریتی در کنار هم قرار می‌گیرند و همگی در راستای تحقق اهداف کلان سازمان انجام می‌شوند.

دانلود رایگان فرم های نگهداری و تعمیرات 23 نمونه فرم فنی

---

نگرش صحیح به فرآیند نگهداری و تعمیرات چیست؟

بهترین نگرش به فرآیند نگهداری و تعمیرات این است که:

• تنها به اجرای فعالیت‌های فنی اکتفا نکند
• تحلیل مدیریتی و بهبود مستمر را نیز در بر بگیرد
• استانداردسازی، ثبت داده‌های دقیق و گزارش‌گیری اثربخش را محور تصمیم‌گیری قرار دهد

در این نگاه، نگهداری و تعمیرات فقط انجام چک‌لیست‌ها یا رفع خرابی‌ها نیست، بلکه یک سیستم تصمیم‌ساز برای بهبود قابلیت اطمینان تجهیزات، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سازمان است.

شاخص MTBF مسیر بهبود قابلیت اطمینان سازمان را نشان می‌دهد.

 

فهرست محتوی این مقاله:

1. چه نگرشی به گزارشات نگهداری و تعمیرات داشته باشیم؟
2. برای تهیه اقدامات بهبود و گزارشات نگهداری و تعمیرات درست، چه الزاماتی وجود دارد؟
3. برای ثبت درست اطلاعات، چه اقداماتی باید انجام دهیم؟
4. دانلود فیلم الزامات برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات
5. دانلود فایل PDF مقاله
6. دانلود پادکست مقاله

1. چه نگرشی به گزارشات نگهداری و تعمیرات داشته باشیم؟

زمانی که از گزارشات و شاخص های نگهداری و تعمیرات KPI صحبت میشود، چگونه باید از آنها استفاده کنیم؟

بسیاری از سازمانها در حوزه نگهداری و تعمیرات حوزه های اجرایی را مدنظر قرار میدهند و فکر میکنند که فقط باید فعالیت های مرتبط با مکانیک، برق، تاسیسات، ابزار دقیق و غیره را اجرا کنند. البته که همه ما میدانیم اجرائیات و کارهای فنی مثل انجام چک لیستها و تعمیرات اضطراری بسیار مهم است. اما لازم است که در این حوزه یک دیدگاه مدیریتی هم داشته باشیم. واقعیت این است که تجهیزات اطلاعات زیادی دارند و سوابق زیادی برایشان ثبت میشود. ما باید این اطلاعات را در فرمت های استاندارد جمع آوری و از آنها استفاده کنیم.

این نکته مهمی است که سازمان ها کمتر به آن توجه دارند. حتی در خرید نرم افزار نگهداری و تعمیرات هم باید این نکته را در خاطر داشته باشیم. البته که با آمدن نرم افزار، گردشکارها ساده تر میشود و کارهای اجرایی به شکل دقیق تر و سریعتری انجام میشود. اما بخش مهم و بزرگی از کاربرد و مزیت نرم افزار، جمع آوری داده های استاندارد تجهیزات است.

داده هایی که شما از خرابی تجهیزات، مصرف قطعات یدکی، مدت زمان کارکرد پرسنل، انجام فعالیت های نگهداشت و غیره جمع آوری میکنید، خروجی ها و گزارشات خوبی را در اختیار تیم فنی قرار میدهد تا بتوانند با استفاده از آنها کار خودشان را بهبود بدهند. حالا اگر با این دیدگاه به نرم افزار نگهداری و تعمیرات نگاه کنیم، نرم افزار چگونه میتواند به ما در این زمینه کمک کند؟

2. برای تهیه اقدامات بهبود و گزارشات نگهداری و تعمیرات ، چه الزاماتی وجود دارد؟

برای این کار میتوانیم یک نگاه معکوس به فرایند نگهداری و تعمیرات داشته باشیم. ما برای اینکه علاوه بر حوزه اجرائیات، بتوانیم در حوزه نگهداری و تعمیرات بهبود ایجاد کنیم، باید بدانیم چه فعالیت های درستی را اجرا کنیم؟ ممکن است ما بگوییم فعالیتهایمان را به درستی انجام دادیم. چک لیست ها به موقع انجام شد، تعمیرات به موقع انجام شد. اما سوال مهم این است که آیا فعالیتهایی که انجام میدهیم درست است؟ چک لیست های ما استاندارد است؟ تعمیراتی که انجام میدهیم، تعمیرات درستی است؟ چه فعالیت هایی باید به موقع و درست انجام شود تا کاهش خرابی و کاهش هزینه تعمیرات را محقق کنیم.

حالا این گزاره مطرح میشود که برای تشخیص فعالیت های درست، باید اقدامات بهبود و اصلاح تعریف کنیم. در واقع با بررسی اطلاعات و داده های ثبت شده و سوابق ایجاد شده به روی تجهیزات، اقدامات اصلاحی لازم را انجام بدهیم. اما برای اینکه بتوانیم اقدامات بهبود و اصلاح تعریف کنیم، نیاز به گزارشات درست و معتبری داریم. اصطلاحا ما به گزارشاتی نیاز داریم که برای ما تصمیم سازی انجام بدهند.

این گزارشات طوری تنظیم شده که با اعداد و داده های درج شده در آن به ما نشان بدهد چه اقدامی برای بهبود لازم است. پس تهیه گزارشات مدیریتی مثل گزارش هزینه های نت، پارتو خرابی، مصرف قطعات یدکی، شاخص های قابلیت اطمینان و غیره میتواند برای تعریف اقدامات بهبود به ما بسیار کمک کند.

مرحله بعدی این است که برای تهیه گزارشات مناسب، نیاز به داده های کامل و دقیق داریم. ما باید سوابق خرابی و تعمیراتی تجهیز را به دقت ثبت کنیم تا بتوانیم خروجی مناسب و مرتبط داشته باشیم. خرابی چه زمانی اتفاق افتاده است؟ چه کسی مسئول تعمیر آن بوده است؟ چه قطعاتی مصرف شده است؟ چه مدت زمان صرف شده است؟ چه فعالیتی برای رفع خرابی انجام شده است؟ دلیل خرابی چه چیزی بوده است و غیره. با داشتن این اطلاعات میتوانیم از بابت تهیه گزارشات مناسب خیال خودمان را راحت کنیم.

در خصوص فعالیت های PM هم به همین صورت است. آیا فعالیت های برنامه ریزی شده PM به موقع انجام شده است؟ چه فعالیت هایی انجام شده است؟ فعالیت های انجام شده منجر به چه دستورکارهایی شده است؟ اگر انجام فعالیت تاخیر داشته، علت تاخیر چه بوده است؟ چه کسانی فعالیت را انجام داده اند و غیره.

3. برای ثبت درست اطلاعات، چه اقداماتی باید انجام دهیم؟

در آخرین مرحله باید بدانیم که برای ثبت درست اطلاعات، نیاز به استانداردسازی اطلاعات تجهیزات، درخت تجهیز، خرابی ها، فعالیت ها، لیست نفرات، لیست قطعات یدکی و دیگر اطلاعات لازم داریم. این استانداردسازی و طبقه بندی به عنوان بستری برای ثبت درست و دقیق سوابق در اختیار ما خواهد بود.

استانداردسازی این داده ها به ما اجازه میدهد بتوانیم ثبت داده ها و سوابق را با دقت، سرعت و سهولت بیشتر انجام دهیم. ثبت داده های درست ما به سمت گزارشات دقیق و تصمیم ساز راهنمایی میکند. با داشتن گزارشات مناسب، میتوانیم اقداماتی را تعریف کنیم که وضعیت فعلی را بهبود دهد. در نهایت تصمیمات اخذشده در این مرحله، در استانداردسازی های ما اعمال میشود و این چرخه دوباره تکرار خواهد شد.

توجه داشته باشید که نتیجه مرحله چهارم (اقدامات بهبود و اصلاح) حتما باید در استانداردسازی ها اعمال شود. به این صورت ما بانک اطلاعاتی داریم که مدام در حال بهبود و اصلاح است. بانکی که در هر مرحله خود را کامل میکند و در نتیجه ثبت داده های بهتر، گزارشات معنادارتر و اقدامات موثرتری برای بهبود نت سازمان را در پی خواهد داشت.

اما نرم افزار نگهداری و تعمیرات (نرم افزار CMMS) میتواند در اجرای این فرایند بسیار به ما کمک کند. نرم افزار CMMS میتواند به عنوان یک دیتابیس، تمام اطلاعات استانداردشده و همینطور سوابق را در خود ذخیره کند. همچنین با تحلیل این اطلاعات بر اساس فرمول ها و قواعد استاندارد، گزارشات فوق العاده خوبی را به ما خروجی بدهد. در نهایت با بررسی گزارشات میتوانیم اقدامات بهبود و اصلاح مناسب را برای ارتقاء سیستم مدیریت نت سازمان تعریف کنیم.

در نهایت تاکید میکنیم که نگاه خود به سیستم نت و نرم افزار CMMS را باید گسترش دهیم. علاوه بر اینکه نرم افزار میتواند در انجام فعالیت های اجرایی مثل گردشکارها، انجام چک لیستها و تعمیرات بسیار به ما کمک کند، اما بخش دیگر آن تحلیل سیستم بر اساس داده های ثبت شده در جهت ارتقاء و بهبود آن است. در مطالب گذشته، نکات مهمی را در خصوص بخش های استانداردسازی و ثبت داده بیان کردیم. در مطالب بعدی تاکید بیشتری روی گزارشات خواهیم داشت.

4. دانلود فیلم نحوه استفاده از گزارشات نگهداری و تعمیرات

دانلود فیلم نحوه استفاده از گزارشات نگهداری و تعمیرات با کیفیت بالا

5. دانلود فایل PDF مقاله

دانلود مقاله نحوه استفاده از گزارشات نگهداری و تعمیرات به فرمت پی دی اف PDF

6. دانلود فایل صوتی پادکست نگهداری و تعمیرات