آموزش کاربری PMworks | مدیریت درخواست‌ خدمات فنی

چگونه می‌توانم یک درخواست خدمات فنی جدید ثبت کنم؟
پس از ورود به نرم‌افزار، در داشبورد کاربری روی گزینه «افزودن درخواست خدمات فنی» کلیک کنید. اگر به داشبورد دسترسی ندارید، از مسیر «پنل کاربری → درخواست خدمات فنی → ایجاد» اقدام کنید. سپس فرم ثبت باز شده و باید اطلاعاتی مانند مکان، اولویت، نوع درخواست و زمان اعلام را تکمیل کرده و روی «ذخیره» کلیک کنید.

اگر به داشبورد کاربری دسترسی نداشته باشم، چگونه به فرم ثبت درخواست برسم؟
از مسیر منوی اصلی پنل کاربری، بخش «درخواست خدمات فنی» را انتخاب کرده و سپس روی گزینه «ایجاد» کلیک کنید تا فرم ثبت درخواست برای شما باز شود.

آیا تمام فیلدهای فرم ثبت درخواست الزامی هستند؟
خیر. فیلدهای «مکان»، «اولویت»، «نوع درخواست» و «زمان اعلام» الزامی هستند، اما دو فیلد «نام و نام خانوادگی اعلام‌کننده» و «توضیحات» اختیاری بوده و در صورت نیاز قابل تکمیل هستند.

کاربرد فیلد انتخاب مکان در ثبت درخواست چیست و چگونه آن را پر کنم؟
این فیلد مشخص می‌کند که درخواست در کدام بخش یا سالن ثبت شده است. روی گزینه «انتخاب» کلیک کرده و از فهرست مکان‌های تعریف‌شده، مکان مدنظر مانند «خط ۱، سالن ۱، اتاق ۱» را انتخاب کنید.

چگونه اولویت درخواست خود را تعیین کنم؟
در فرم ثبت، روی فیلد انتخاب اولویت کلیک کرده و از میان اولویت‌های از پیش تعریف‌شده در نرم‌افزار، گزینه مناسب را انتخاب کنید؛ برای مثال «عدم از کار افتادگی تجهیز».

اگر شخص اعلام‌کننده درخواست با شخص ثبت‌کننده آن متفاوت باشد، چه کاری باید انجام دهم؟
می‌توانید از فیلد اختیاری «نام و نام خانوادگی اعلام‌کننده» استفاده کنید. با کلیک روی آن، لیست کاربران ثبت‌شده در نرم‌افزار نمایش داده شده و فرد موردنظر را انتخاب کنید.

برای ثبت توضیحات تکمیلی در هنگام ثبت درخواست چه گزینه‌ای وجود دارد؟
فیلد اختیاری «توضیحات» در فرم ثبت وجود دارد که می‌توانید اطلاعات تکمیلی مانند شماره داخلی هماهنگ‌کننده یا نکات ویژه را در آن وارد کنید.

چگونه می‌توانم مشخصات کامل یک درخواست ثبت‌شده را به‌همراه جزئیات آن مشاهده کنم؟
در بخش مدیریت درخواست‌ها، روی گزینه «نمایش» در کنار درخواست موردنظر کلیک کنید. سپس وارد تب «مشخصات» شوید تا اطلاعاتی مانند کد درخواست، مکان، زمان اعلام و ثبت، اولویت، نوع درخواست و توضیحات را به‌صورت کامل ببینید.

آیا امکان پرینت گرفتن از مشخصات یک درخواست وجود دارد؟
بله. پس از ورود به تب مشخصات درخواست، روی علامت پرینت کلیک کنید تا نسخه چاپی مناسب از اطلاعات درخواست تهیه شود.

تفاوت بخش «باز» و «بایگانی» در مدیریت درخواست‌های خدمات فنی چیست؟
بخش «باز» شامل درخواست‌هایی است که وضعیت آن‌ها نیاز به تأیید، در انتظار یا در حال انجام است. بخش «بایگانی» شامل درخواست‌هایی است که تأیید و بسته شده، رد شده یا لغو شده‌اند.

چگونه می‌توانم یک درخواست خاص را در لیست بلند درخواست‌ها پیدا کنم؟
از فیلدها و فیلترهای جست‌وجوی موجود در بالای لیست استفاده کنید. برای مثال، با وارد کردن عنوان مکان «خط یک»، تمام درخواست‌های مربوط به آن مکان فیلتر و نمایش داده می‌شوند.

چه اطلاعاتی در لیست درخواست‌های خدمات فنی نمایش داده می‌شود و آیا می‌توانم آن‌ها را مرتب‌سازی کنم؟
ستون‌های نمایشی شامل کد درخواست، مکان، تاریخ اعلام، عنوان، اولویت، توضیحات و وضعیت هستند. برای مرتب‌سازی، کافی است روی عنوان هر ستون کلیک کنید تا اطلاعات بر اساس آن ستون مرتب شوند.

چگونه وضعیت یک درخواست خدمات فنی را تغییر دهم؟
در بخش باز یا بایگانی، روی گزینه «تغییر وضعیت» در کنار درخواست موردنظر کلیک کنید. فرم تغییر وضعیت باز شده و با انتخاب وضعیت جدید و ثبت توضیحات (اختیاری)، روی «ذخیره» کلیک کنید.

کجا می‌توانم سوابق گردش کار و تغییرات وضعیت یک درخواست را مشاهده کنم؟
پس از ورود به صفحه نمایش درخواست، وارد تب «وضعیت» شوید. در این بخش لیست سوابق وضعیت‌ها شامل وضعیت، کاربر ثبت‌کننده، زمان ثبت و توضیحات به‌صورت کامل نمایش داده می‌شود.

آیا می‌توانم از سوابق وضعیت‌های یک درخواست خروجی اکسل دریافت کنم؟
بله. در تب «وضعیت» درخواست، روی گزینه «خروجی» کلیک کنید تا فایل اکسل حاوی کلیه سوابق وضعیت‌های ثبت‌شده برای آن درخواست را دریافت کنید.

تب اعلان در صفحه نمایش درخواست چه کاربردی دارد و چه اطلاعاتی به من می‌دهد؟
این تب نشان می‌دهد که درخواست توسط چه کاربرانی و در چه تاریخ و ساعتی مشاهده (بازدید) شده است. این قابلیت برای پیگیری اطلاع‌رسانی به کاربران مرتبط کاربرد دارد.

چگونه برای یک درخواست خدمات فنی دستورکار صادر کنم و چه شرایطی لازم است؟
در لیست درخواست‌ها، اگر وضعیت درخواست مجاز باشد (مانند «در انتظار دستور برنامه‌ریزی»)، با کلیک روی فلش کنار آن، زیرمجموعه باز شده و گزینه «ایجاد» نمایش داده می‌شود. با کلیک روی آن، فرم صدور دستورکار باز می‌شود.

در زمان صدور دستورکار، چه فیلدهایی باید تکمیل شوند و کدام یک الزامی است؟
فیلدهای الزامی شامل «دپارتمان انجام‌دهنده» و «تاریخ برنامه‌ریزی شروع و پایان» هستند. همچنین می‌توانید «انجام‌دهنده» را انتخاب کنید (اختیاری) و «اولویت» را تغییر دهید یا «توضیحات» را ثبت کنید.

آیا می‌توان برای یک درخواست، چند دستورکار صادر کرد و چرا این کار لازم است؟
بله، کاملاً امکان‌پذیر است. اگر انجام درخواست نیازمند همکاری چند دپارتمان متفاوت باشد، باید برای هر دپارتمان یک دستورکار جداگانه صادر کنید تا فرآیند انجام کار به‌درستی تفکیک و پیگیری شود.

از کجا می‌توانم دستورکارهای صادرشده برای یک درخواست را مدیریت کنم و وضعیت آن‌ها را تغییر دهم؟
می‌توانید از طریق تب «دستورکارها» در صفحه نمایش درخواست، لیست آن‌ها را مشاهده کنید. در کنار هر دستورکار، گزینه «تغییر وضعیت» برای به‌روزرسانی وضعیت و گزینه «نمایش» برای مشاهده گزارش کامل آن قرار دارد