آموزش کاربری PMworks | ماژول مدیریت دستورکار

در این آموزش، بخش‌های مختلف دستورکار را بررسی می‌کنیم؛ از تب مشخصات و تجهیزات گرفته تا فعالیت‌ها، قطعات، پیمانکار، تأخیر، اعلان و وضعیت. همچنین با نحوه ثبت اطلاعات، تغییر وضعیت دستورکار و بستن گزارش آشنا می‌شویم.

بررسی تب مشخصات دستورکار

برای شروع، روی نمایش دستورکار موردنظر کلیک می‌کنم. در این بخش، تب مشخصات باز می‌شود و می‌توانم اطلاعات مربوط به دستورکار را مشاهده کنم. اگر دستورکار از درخواست کار ایجاد شده باشد، در این تب اطلاعات زیر نمایش داده می‌شود:

• کد دستورکار که توسط نرم‌افزار ایجاد می‌شود و از کد درخواست کار و کد دستورکار تشکیل شده است.
• وضعیت انجام دستورکار
• نوع دستورکار که از نوع WR یا Work Request بوده و مربوط به درخواست کار است.
• اطلاعاتی که در فرم درخواست کار ثبت شده‌اند؛ مانند:
  • اطلاعات تجهیز
  • نوع خرابی
  • اولویت
  • نوع درخواست کار
  • شخص ثبت‌کننده درخواست
• تاریخ شروع و پایان برنامه‌ریزی‌شده دستورکار که توسط صادرکننده دستورکار مشخص شده است.
• زمان ثبت دستورکار
• دپارتمان انجام‌دهنده
• تاریخ وقوع خرابی
• تاریخ ثبت درخواست
• زمان شروع واقعی دستورکار
• زمان پایان واقعی دستورکار که پس از انجام و تکمیل دستورکار نمایش داده می‌شود.

تفاوت دستورکارهای برنامه‌ریزی‌شده با دستورکارهای ناشی از درخواست کار

مشخصات دستورکارهایی که از چک‌لیست‌های برنامه‌ریزی‌شده در بخش برنامه‌ریزی ایجاد می‌شوند، کمی متفاوت است. این دستورکارها در زمان سررسید فعالیت، به کاربر آلارم می‌دهند. در این حالت، اطلاعات زیر نمایش داده می‌شود:

• کد دستورکار که توسط نرم‌افزار ایجاد شده و از کد چک‌لیست ثبت‌شده و کد دستورکار تشکیل می‌شود.
• وضعیت انجام
• نوع دستورکار که از نوع PM و مربوط به برنامه‌ریزی است.
• عنوان چک‌لیست
• تاریخ شروع و پایان برنامه‌ریزی
• زمان ثبت دستورکار
• دپارتمان انتخاب‌شده برای انجام کار
• زمان شروع و پایان واقعی دستورکار

بررسی تب تجهیزات در گزارش دستورکار

در ادامه وارد تب تجهیزات می‌شوم. در این بخش، تجهیزاتی را که در این دستورکار وجود دارند مشاهده می‌کنم. با کلیک روی فلش کنار هر تجهیز، زیرمجموعه آن باز می‌شود. اگر از قبل برای تجهیز، فعالیتی تعریف شده باشد، نرم‌افزار لیست فعالیت‌ها را نمایش می‌دهد. این موضوع معمولاً در دستورکارهایی که از نوع PM یا برنامه‌ریزی‌شده هستند بیشتر دیده می‌شود.

انتخاب فعالیت جدید برای تجهیز

برای انتخاب فعالیت جدید، روی گزینه انتخاب کلیک می‌کنم. در این قسمت، لیست فعالیت‌هایی که قبلاً برای این تجهیز استاندارد شده‌اند نمایش داده می‌شود. با استفاده از فیلدهای جست‌وجو می‌توانم فعالیت موردنظر را سریع‌تر پیدا و انتخاب کنم. نکته مهم این است که برای انتخاب فعالیت‌ها هیچ محدودیتی وجود ندارد. یعنی می‌توانم هم از فعالیت‌هایی استفاده کنم که برای آن‌ها تناوب تعریف شده و هم از فعالیت‌هایی که تناوب ندارند. برای مثال، اگر عبارت «روغن» را جست‌وجو کنم، همه فعالیت‌هایی که این واژه در عنوان آن‌ها وجود دارد نمایش داده می‌شود و می‌توانم مورد مناسب را انتخاب کنم.

تاریخچه فعالیت‌ها در دستورکارهای خرابی

یکی از بخش‌های مهم در این قسمت، تاریخچه فعالیت‌ها است. اگر دستورکار من مربوط به یک خرابی باشد، نرم‌افزار سابقه فعالیت‌هایی را که قبلاً برای همان خانواده تجهیز و همان خرابی ثبت شده‌اند، در قالب لیست تاریخچه فعالیت‌ها نمایش می‌دهد. برای مشاهده این اطلاعات، وارد تب تاریخچه فعالیت‌ها می‌شوم. در این بخش می‌توانم ببینم:

• چه فعالیت‌هایی قبلاً برای آن خرابی خاص روی تجهیز انجام شده‌اند.
• هر فعالیت چند بار برای رفع آن خرابی تکرار شده است.

این اطلاعات کمک می‌کند هنگام انتخاب فعالیت، تصمیم دقیق‌تری بگیرم.

غیرفعال بودن تاریخچه فعالیت برای دستورکارهای PM

توجه داشته باشید که تاریخچه فعالیت‌ها برای دستورکارهای مربوط به PM یا برنامه‌ریزی‌شده غیرفعال است و فقط در دستورکارهای مرتبط با خرابی کاربرد دارد.

تب فعالیت‌ها؛ مهم‌ترین بخش ثبت گزارش دستورکار

وارد تب فعالیت‌ها می‌شوم. این تب یکی از مهم‌ترین بخش‌ها برای ثبت گزارش دستورکار است. در این قسمت، فعالیت‌هایی را مشاهده می‌کنم که قبلاً در تب تجهیزات انتخاب کرده بودم. با کلیک روی فلش کنار هر فعالیت، ۴ تب برای من نمایش داده می‌شود.

ثبت نیروی انسانی برای فعالیت‌ها

برای افزودن نیروی انسانی که یکی از بخش‌های الزامی در گزارش دستورکار است، روی تیک کنار فعالیت کلیک می‌کنم. این امکان وجود دارد که برای چند فعالیت به‌صورت هم‌زمان نیروی انسانی ثبت کنم. یعنی مشخص کنم یک یا چند نفر این فعالیت‌ها را انجام داده‌اند. سپس روی گزینه افزودن نیروی انسانی کلیک می‌کنم. در این مرحله، لیست افرادی که قبلاً در نرم‌افزار ثبت شده‌اند نمایش داده می‌شود. با استفاده از فیلدهای جست‌وجو می‌توانم افراد موردنظر را پیدا و انتخاب کنم. برای مثال، می‌توانم دپارتمان مکانیک را جست‌وجو کنم و فرد یا افراد مدنظر را انتخاب کنم.

فیلدهای مهم در ثبت نیروی انسانی

در بخش بالای فرم، ۳ فیلد بسیار مهم وجود دارد که باید حتماً تکمیل شوند:

• فیلد زمان
• فیلد ساعت
• فیلد دقیقه

فیلد زمان

این فیلد مشخص می‌کند نیروی انسانی چه زمانی برای انجام کار مراجعه کرده است. در اینجا باید تاریخ و ساعت شروع انجام فعالیت توسط نیروی انسانی ثبت شود. این زمان، در واقع زمان شروع کار نیروی انسانی است.

محدودیت‌های ثبت زمان

به این نکات توجه داشته باشید:

• تاریخ و ساعت ثبت‌شده نباید از زمان فعلی جلوتر باشد.
• اگر دستورکار از نوع درخواست کار باشد، تاریخ ثبت باید بعد از تاریخ درخواست کار باشد.
• اگر دستورکار مربوط به چک‌لیست PM باشد، تاریخ ثبت باید بعد از تاریخ شروع برنامه‌ریزی باشد.

فیلد ساعت و دقیقه

این فیلدها نشان می‌دهند نیروی انسانی چه مدت برای انجام کار زمان صرف کرده است. پس از تکمیل اطلاعات، روی انتخاب کلیک می‌کنم تا نیروی انسانی برای فعالیت ثبت شود.

نحوه تقسیم زمان بین چند فعالیت

اگر چند فعالیت را هم‌زمان انتخاب کرده باشم، نرم‌افزار مدت‌زمان کاری ثبت‌شده را بین فعالیت‌ها تقسیم می‌کند. بنابراین، اگر بخواهید مشخص شود برای هر فعالیت دقیقاً چه مقدار زمان صرف شده، باید نیروی انسانی را برای هر فعالیت به‌صورت جداگانه ثبت کنید.

ثبت کارکرد نیروی انسانی در روزهای مختلف

اگر یک نیروی انسانی در روزهای مختلف روی یک دستورکار کار کرده باشد، باید برای هر روز جداگانه ثبت انجام شود. برای مثال، اگر یک نفر علاوه بر یک روز مشخص، در روز دیگری نیز روی همان دستورکار کار کرده باشد، باید هر نوبت کارکرد به‌صورت مستقل ثبت شود.

زمان شروع دستورکار چگونه محاسبه می‌شود؟

تاریخ شروع دستورکار از روی زودترین زمانی که برای نیروی انسانی ثبت شده به‌دست می‌آید.

ثبت قطعه یدکی برای فعالیت‌ها

برای ثبت قطعه یدکی نمی‌توان مثل نیروی انسانی چند فعالیت را هم‌زمان انتخاب کرد. برای هر فعالیت باید قطعه یدکی به‌صورت جداگانه مشخص شود. برای مثال، برای یک فعالیت مشخص وارد تب قطعه یدکی می‌شوم و روی گزینه انتخاب کلیک می‌کنم. در این قسمت، لیست کامل قطعات یدکی که از قبل در نرم‌افزار استاندارد شده‌اند نمایش داده می‌شود. با استفاده از فیلدهای جست‌وجو می‌توانم قطعه یدکی موردنظر را جست‌وجو و انتخاب کنم.

فیلتر تجهیز در انتخاب قطعه یدکی

در این بخش یک فیلد با عنوان فیلتر تجهیز وجود دارد. اگر آن را فعال کنم، فقط قطعاتی نمایش داده می‌شوند که قبلاً برای همان تجهیز استاندارد شده‌اند.

ثبت میزان مصرف قطعه یدکی

در بالای فرم، یک فیلد مهم وجود دارد که باید تکمیل شود: میزان مصرف قطعه یدکی. برای مثال، اگر مقدار مصرف ۱ عدد باشد، این مقدار را وارد می‌کنم و سپس روی انتخاب کلیک می‌کنم تا قطعه به فعالیت اضافه شود.

ثبت پارامترهای CM در دستورکار

برای ثبت پارامتر CM وارد تب پارامترهای CM می‌شوم. اگر برای یک فعالیت، پارامتر CM استاندارد شده باشد، در این قسمت قابل مشاهده است. برای ثبت مقدار این پارامتر، روی علامت ویرایش کلیک می‌کنم. در فرم بازشده، موارد زیر را وارد می‌کنم:

• عدد پارامتر
• تاریخ ثبت مقدار
• ساعت ثبت مقدار

پس از آن روی ذخیره کلیک می‌کنم. این داده در دیتابیس نرم‌افزار ذخیره می‌شود و بعداً در سوابق تجهیز قابل مشاهده خواهد بود.

ثبت توضیحات برای هر فعالیت

اگر لازم باشد توضیحی درباره فعالیت ثبت شود، وارد تب توضیحات می‌شوم و توضیحات موردنظر را یادداشت می‌کنم. برای مثال: «مخزن روغن باید شارژ شود.» سپس روی ذخیره کلیک می‌کنم.

تأیید یا عدم نیاز به انجام فعالیت

در انتهای کار، هر فعالیتی که اطلاعات آن کامل شده باشد را انتخاب می‌کنم و روی گزینه تأیید فعالیت کلیک می‌کنم. با این کار، در ستون وضعیت انجام، وضعیت فعالیت به انجام شده تغییر می‌کند. اگر انجام فعالیت ضروری نباشد، روی گزینه نیاز نیست کلیک می‌کنم. در این صورت، وضعیت فعالیت به نیاز به انجام نمی‌باشد تغییر می‌کند.

شرط بستن دستورکار

اگر حتی یک فعالیت در وضعیت انجام نشده باقی مانده باشد، نرم‌افزار اجازه بستن دستورکار را نمی‌دهد.

مشاهده قطعات ثبت‌شده در تب قطعات

با ورود به تب قطعات می‌توانم لیست قطعاتی را که برای فعالیت‌ها ثبت کرده بودم مشاهده کنم.

مشاهده نیروی انسانی ثبت‌شده در تب نیروی انسانی

با ورود به تب نیروی انسانی می‌توانم لیست نیروی انسانی را که برای فعالیت‌ها ثبت کرده بودم مشاهده کنم.

ثبت پیمانکار در گزارش دستورکار

در ادامه وارد تب پیمانکار می‌شوم. اگر برای انجام یک فعالیت، به فرد یا مجموعه‌ای خارج از سازمان نیاز باشد، باید اطلاعات پیمانکار در این بخش ثبت شود. برای این کار، روی گزینه ایجاد کلیک می‌کنم. فرم ثبت پیمانکار باز می‌شود. سپس روی انتخاب کلیک می‌کنم تا لیست پیمانکارانی که از قبل در نرم‌افزار ثبت شده‌اند نمایش داده شود. با استفاده از فیلدهای جست‌وجو می‌توانم پیمانکار موردنظر را پیدا و انتخاب کنم.

ثبت زمان شروع و پایان کار پیمانکار

در این فرم، دو فیلد مهم وجود دارد:

• تاریخ شروع
• تاریخ پایان

در این بخش باید مشخص شود پیمانکار از چه تاریخی کار را شروع کرده و در چه تاریخی آن را به پایان رسانده است. پس از تکمیل اطلاعات، روی ذخیره کلیک می‌کنم تا اطلاعات پیمانکار ثبت شود.

ثبت چند پیمانکار برای یک دستورکار

اگر انجام فعالیت به چند پیمانکار نیاز داشته باشد، می‌توانم چند بار روی ایجاد کلیک کنم و برای هر پیمانکار یک ثبت جداگانه انجام دهم.

ویرایش پیمانکار ثبت‌شده

اگر پیمانکاری که ثبت کرده‌ام نیاز به ویرایش داشته باشد، روی نمایش پیمانکار کلیک می‌کنم و سپس وارد بخش ویرایش می‌شوم. در فرم بازشده می‌توانم اطلاعات زیر را ویرایش کنم:

• نام پیمانکار
• تاریخ شروع
• تاریخ پایان

پس از اعمال تغییرات، روی ذخیره کلیک می‌کنم.

حذف پیمانکار

اگر پیمانکار به اشتباه ثبت شده باشد یا دیگر نیازی به آن نباشد، تیک کنار نام پیمانکار را می‌زنم و روی حذف کلیک می‌کنم.

ثبت تأخیر در انجام دستورکار

در ادامه وارد تب تأخیر می‌شوم. اگر انجام فعالیتی با تأخیر مواجه شود، باید در این بخش مشخص کنیم که چرا دستورکار در بازه زمانی برنامه‌ریزی‌شده انجام نشده است. برای ثبت تأخیر، روی گزینه ایجاد کلیک می‌کنم. فرم ثبت تأخیر باز می‌شود. سپس روی انتخاب کلیک می‌کنم تا لیست تأخیرهایی که قبلاً در نرم‌افزار تعریف شده‌اند نمایش داده شود. با استفاده از فیلدهای جست‌وجو می‌توانم علت تأخیر را پیدا و انتخاب کنم.

ثبت مدت زمان تأخیر

در بخش پایین فرم، باید مدت زمانی را که تأخیر ایجاد شده ثبت کنم. این زمان می‌تواند بر اساس:

• روز
• ساعت
• دقیقه

ثبت شود. برای مثال، اگر یک روز تأخیر داشته‌ایم، همین مقدار را وارد می‌کنم.

توضیحات مربوط به علت تأخیر

در تب توضیحات نیز در صورت نیاز می‌توانم توضیحاتی درباره علت تأخیر یادداشت کنم. پس از تکمیل اطلاعات، روی ذخیره کلیک می‌کنم.

ویرایش و حذف تأخیر

اگر با چند تأخیر مواجه باشم، می‌توانم چند ثبت جداگانه انجام دهم. اگر تأخیری که ثبت کرده‌ام نیاز به ویرایش داشته باشد، روی نمایش تأخیر کلیک می‌کنم و سپس وارد بخش ویرایش می‌شوم. در فرم بازشده می‌توانم عنوان تأخیر و مدت زمان آن را ویرایش کنم. اگر هم تأخیر اشتباه ثبت شده باشد یا دیگر نیازی به آن نباشد، تیک کنار آن را می‌زنم و روی حذف کلیک می‌کنم.

تب اعلان؛ مشاهده افرادی که دستورکار را دیده‌اند

وارد تب اعلان می‌شوم. در این بخش می‌توانم مشاهده کنم که یک دستورکار توسط چه فرد یا افرادی و در چه تاریخ و ساعتی مشاهده شده است. هر کاربری که با توجه به سطح دسترسی خود روی گزینه نمایش دستورکار کلیک کند و دستورکار را ببیند، اطلاعات مشاهده او در تب اعلان ثبت می‌شود.

تب وضعیت و سوابق تغییر وضعیت دستورکار

در ادامه وارد تب وضعیت می‌شوم. در این بخش، لیست سوابق وضعیت‌های دستورکار نمایش داده می‌شود. در این لیست می‌توانم موارد زیر را ببینم:

• وضعیت
• کاربر
• تاریخ
• زمان
• توضیحات احتمالی

همچنین آخرین وضعیت دستورکار نیز در این بخش قابل مشاهده است.

نحوه تغییر وضعیت دستورکار

برای تغییر وضعیت دستورکار، روی گزینه تغییر وضعیت کلیک می‌کنم. سپس روی فیلد وضعیت کلیک می‌کنم تا لیست وضعیت‌های قابل انتخاب نمایش داده شود. بسته به ساختار سازمان، ممکن است عنوان برخی وضعیت‌ها کمی متفاوت باشد، اما به‌طور کلی وضعیت‌ها در سه حالت اصلی قرار می‌گیرند:

• وضعیت در انتظار: برخی وضعیت‌ها مثل «منتظر اجازه واحد تولید» یا «منتظر تأمین پیمانکار» جزو وضعیت‌هایی هستند که دستورکار را در حالت انتظار قرار می‌دهند. در این حالت، هنوز می‌توان گزارش دستورکار را ثبت کرد.
• وضعیت لغو: برخی وضعیت‌ها مانند لغو باعث می‌شوند دستورکار به بخش بایگانی منتقل شود و دیگر گزارشی برای آن ثبت نشود.
• وضعیت انجام شده: وضعیت انجام شده باعث بسته شدن دستورکار می‌شود. در این حالت، با ثبت زمان شروع و پایان دستورکار، دستورکار بسته و به بایگانی منتقل می‌شود.

نکته مهم درباره بایگانی: اگر وضعیت دستورکار لغو یا انجام شده باشد، دستورکار به بخش بایگانی می‌رود و دیگر قابل ویرایش نخواهد بود؛ مگر در شرایط خاصی که در ادامه توضیح داده می‌شود.

ثبت زمان شروع و پایان هنگام انجام شدن دستورکار

اگر وضعیت را روی انجام شده قرار دهم، دو فیلد جدید برای من باز می‌شود:

• زمان شروع دستورکار
• زمان پایان دستورکار

توجه داشته باشید اگر وضعیت روی در انتظار یا لغو قرار بگیرد، این فیلدها نمایش داده نمی‌شوند. این دو فیلد فقط زمانی ظاهر می‌شوند که وضعیت دستورکار به انجام شده تغییر کند.

زمان شروع دستورکار

زمان شروع دستورکار را نرم‌افزار به‌صورت خودکار نمایش می‌دهد. این زمان، زودترین زمانی است که برای نیروی انسانی در بخش ثبت گزارش نیروی انسانی دستورکار ثبت شده است.

زمان پایان دستورکار

در این قسمت باید زمانی را وارد کنم که دستورکار واقعاً به پایان رسیده است. نکته مهم این است که زمان پایان دستورکار نمی‌تواند زودتر از زمان شروع باشد. در غیر این صورت، نرم‌افزار خطا نمایش می‌دهد. اگر لازم باشد، می‌توانم در فیلد توضیحات نیز توضیحی درباره وضعیت دستورکار وارد کنم و در پایان روی ذخیره کلیک کنم.

بازگرداندن دستورکار انجام‌شده از بایگانی برای اصلاح گزارش

اگر وضعیت یک دستورکار انجام شده باشد، گزارش آن بسته شده و به بخش بایگانی منتقل می‌شود. اگر بعداً لازم باشد در گزارش دستورکار ویرایشی انجام شود، باید به بخش بایگانی مراجعه کنم، روی نمایش دستورکار موردنظر کلیک کنم، وارد تب وضعیت شوم، روی تغییر وضعیت کلیک کنم و گزینه نیاز به اصلاح گزارش را انتخاب کنم. در این حالت، دستورکار از بخش بایگانی خارج شده و دوباره وارد دستورکارهای باز می‌شود تا امکان ویرایش آن وجود داشته باشد.

محدودیت اصلاح گزارش

توجه داشته باشید این امکان فقط برای دستورکارهایی وجود دارد که وضعیت آن‌ها انجام شده باشد. برای دستورکارهایی که لغو شده‌اند، امکان اصلاح گزارش وجود ندارد.

جمع‌بندی

در این آموزش، روند کامل گزارش دستورکارها در نرم‌افزار PMWORKS بررسی شد. همان‌طور که دیدید، برای تکمیل صحیح گزارش دستورکار باید بخش‌های مختلفی مانند مشخصات، تجهیزات، فعالیت‌ها، نیروی انسانی، قطعات یدکی، پیمانکار، تأخیر، اعلان و وضعیت به‌درستی تکمیل شوند. ثبت دقیق این اطلاعات باعث می‌شود:

• سوابق تعمیرات و نگهداری کامل‌تر باشد،
• امکان پیگیری عملکرد نیروها و پیمانکاران فراهم شود،
• زمان‌بندی‌ها و تأخیرها بهتر تحلیل شوند،
• و در نهایت مدیریت نگهداری و تعمیرات با دقت بیشتری انجام شود.