آموزش کاربری PMworks | مدیریت دستورکار خدمات فنی

۱. چگونه می‌توانم دستورکار خدمات فنی موردنظر خود را در لیست طولانی پیدا کنم؟
برای پیدا کردن دستورکار موردنظر، از فیلدهای جست‌وجوی بالای صفحه استفاده کنید. با وارد کردن کلمه کلیدی مانند عنوان مکان، کد درخواست یا هر عبارت مرتبط، نرم‌افزار لیست را بر اساس آن فیلتر کرده و فقط دستورکارهای مرتبط را نمایش می‌دهد. پس از اتمام کار، می‌توانید فیلتر را حذف کرده و همه موارد را مجدداً مشاهده کنید.

۲. چگونه می‌توانم یک دستورکار را به فرد یا افراد خاصی اختصاص دهم؟
در ستون «انجام‌دهنده» در لیست دستورکارهای باز، افراد مربوط به دپارتمان انتخاب‌شده نمایش داده می‌شوند. با کلیک روی گزینه مربوطه، می‌توانید یک یا چند نفر را به عنوان انجام‌دهنده انتخاب کنید. همچنین اگر دستورکار قبلاً به فردی اختصاص داده شده باشد، با کلیک روی همان گزینه می‌توانید او را از لیست انجام‌دهندگان حذف کنید.

۳. آیا می‌توانم از لیست دستورکارهای خدمات فنی خروجی اکسل دریافت کنم و این کار در بخش بایگانی هم ممکن است؟
بله، در هر دو بخش «باز» و «بایگانی» گزینه خروجی وجود دارد. با کلیک روی این گزینه، می‌توانید از لیست دستورکارهای نمایش‌داده‌شده، یک فایل اکسل کامل دریافت کنید که شامل تمام اطلاعات و ستون‌های قابل مشاهده است.

۴. در تب مشخصات یک دستورکار، چه اطلاعاتی درباره درخواست اولیه قابل مشاهده است؟
در تب مشخصات، اطلاعات مربوط به درخواست اولیه شامل مکان ثبت درخواست، عنوان درخواست، تاریخ وقوع خرابی یا ثبت درخواست، توضیحات درخواست کار، زمان ثبت درخواست و اولویت تعیین‌شده نمایش داده می‌شود. همچنین کاربر ثبت‌کننده دستورکار نیز در این بخش قابل مشاهده است.

۵. چگونه می‌توانم فرم گزارش دستورکار را چاپ کنم، حتی اگر هنوز گزارشی ثبت نشده باشد؟
با کلیک روی گزینه پرینت در بالای صفحه تب مشخصات، فرم گزارش دستورکار چاپ می‌شود. اگر گزارشی ثبت نشده باشد، فقط اطلاعات اصلی دستورکار در فرم درج شده و سایر بخش‌ها خالی خواهند بود. این فرم قابل چاپ است تا به‌صورت دستی توسط همکاران یا کارشناسان فنی تکمیل شود.

۶. زمان شروع واقعی و زمان پایان واقعی دستورکار چه زمانی در سیستم ثبت می‌شوند؟
این دو فیلد به‌صورت خودکار توسط نرم‌افزار تکمیل می‌شوند، اما تنها پس از آنکه دستورکار بسته شده و به بخش بایگانی منتقل گردد. تا پیش از آن، این فیلدها خالی خواهند بود.

۷. چه تفاوتی بین وضعیت‌های «در انتظار»، «لغو» و «انجام شده» وجود دارد و هر کدام چه تأثیری روی دستورکار دارند؟
وضعیت «در انتظار» به معنای توقف موقت کار است و امکان ثبت یا ویرایش گزارش همچنان وجود دارد. وضعیت «لغو» باعث لغو کامل دستورکار، انتقال به بایگانی و غیرفعال شدن ویرایش می‌شود. وضعیت «انجام شده» پس از ثبت زمان شروع و پایان، دستورکار را خاتمه داده و به بایگانی منتقل می‌کند و پس از آن ویرایش ممکن نیست.

۸. آیا پس از بایگانی شدن یک دستورکار، راهی برای اصلاح گزارش آن وجود دارد؟
بله، اما فقط برای دستورکارهایی که وضعیت «انجام شده» دارند. با مراجعه به بخش بایگانی، انتخاب دستورکار و ورود به تب وضعیت، گزینه «نیاز به اصلاح گزارش» را انتخاب کنید. با این کار دستورکار به بخش باز منتقل می‌شود و امکان ویرایش فراهم می‌شود. این امکان برای دستورکارهای لغو شده وجود ندارد.

۹. برای تغییر وضعیت دستورکار از طریق لیست اصلی، چه مسیری را باید طی کنم؟
در لیست دستورکارهای خدمات فنی (بخش باز)، کنار هر دستورکار آیکون تغییر وضعیت قرار دارد. با کلیک روی آن، فرم تغییر وضعیت باز شده و می‌توانید وضعیت جدید را انتخاب و ذخیره کنید، بدون اینکه نیاز به ورود به صفحه داخلی دستورکار داشته باشید.

۱۰. هنگام ثبت نیروی انسانی، آیا ثبت تاریخ و ساعت شروع فعالیت الزامی است و چه محدودیت‌هایی دارد؟
بله، ثبت تاریخ، ساعت و دقیقه شروع فعالیت برای هر رکورد نیروی انسانی الزامی است. تاریخ و ساعت ثبت‌شده نباید از زمان فعلی جلوتر باشد و همچنین نباید پیش از تاریخ ثبت درخواست اولیه باشد. در غیر این صورت، نرم‌افزار خطای اعتبارسنجی نمایش می‌دهد.

۱۱. اگر یک نیروی انسانی در چند روز مختلف روی یک دستورکار کار کرده باشد، چگونه باید ثبت شود؟
برای هر روز فعالیت، باید یک رکورد جداگانه ثبت کنید. به این ترتیب که برای هر روز مجدداً روی گزینه ایجاد کلیک کرده، نیروی انسانی را انتخاب و تاریخ و ساعت مربوط به آن روز را وارد کنید. نرم‌افزار کمترین زمان ثبت‌شده در بین تمام رکوردها را به عنوان تاریخ شروع دستورکار در نظر می‌گیرد.

۱۲. آیا ثبت نیروی انسانی برای بستن دستورکار اجباری است و چه نقشی در تعیین تاریخ شروع دارد؟
بله، ثبت حداقل یک رکورد برای نیروی انسانی جهت بستن دستورکار الزامی است. نرم‌افزار کمترین زمان ثبت‌شده در بین رکوردهای نیروی انسانی را به عنوان تاریخ شروع واقعی دستورکار در نظر گرفته و در فیلد مربوطه درج می‌کند. بنابراین بدون ثبت نیروی انسانی، امکان بسته شدن دستورکار وجود ندارد.

۱۳. چگونه قطعه یدکی مصرف‌شده را در گزارش دستورکار ثبت کنم و آیا مقدار مصرف الزامی است؟
وارد تب قطعات یدکی شده، روی گزینه انتخاب کلیک کنید تا لیست قطعات نمایش داده شود. قطعه موردنظر را جست‌وجو و انتخاب کنید. سپس در فیلد مقدار، میزان مصرف را وارد نموده و روی انتخاب کلیک کنید. ثبت مقدار مصرف الزامی است و بدون آن قطعه ثبت نخواهد شد.

۱۴. آیا امکان حذف یک قطعه یدکی که به اشتباه ثبت شده است وجود دارد؟
بله، در لیست قطعات ثبت‌شده، تیک کنار قطعه موردنظر را انتخاب کرده و روی گزینه حذف کلیک کنید. این عمل با تأیید شما انجام شده و قطعه از لیست حذف می‌شود.

۱۵. آیا از لیست قطعات یدکی ثبت‌شده هم می‌توان خروجی اکسل گرفت؟
بله، در تب قطعات یدکی گزینه خروجی وجود دارد. با کلیک روی آن، می‌توانید از تمام قطعات ثبت‌شده برای آن دستورکار، یک فایل اکسل حاوی اطلاعات قطعات و مقادیر مصرفی دریافت کنید.

۱۶. چه زمانی باید در تب تأخیر، علت تأخیر را ثبت کنم؟
هر زمان که دستورکار در بازه زمانی برنامه‌ریزی‌شده به پایان نرسیده و با تأخیر مواجه شود، باید علت آن را در این تب ثبت کنید. این کار به مستندسازی دلایل انحراف از زمان‌بندی کمک کرده و برای تحلیل‌های بعدی بسیار مفید است.

۱۷. چگونه می‌توانم مدت‌زمان تأخیر را به‌روزرسانی کنم اگر پس از ثبت متوجه اشتباه شدم؟
برای ویرایش، روی گزینه نمایش تأخیر کلیک کرده و سپس ویرایش را انتخاب کنید. در فرم بازشده، می‌توانید مدت‌زمان تأخیر (روز، ساعت یا دقیقه) را تغییر داده و همچنین توضیحات را اصلاح کنید. پس از ذخیره، اطلاعات به‌روزرسانی می‌شود.

۱۸. آیا یک دستورکار می‌تواند چندین تأخیر ثبت‌شده داشته باشد و چگونه آن را مدیریت کنم؟
بله، اگر دستورکار در مقاطع مختلف با تأخیر مواجه شده باشد، برای هر مقطع می‌توانید یک رکورد جداگانه ثبت کنید. کافی است هر بار روی گزینه ایجاد کلیک کرده و تأخیر جدید را با علت و مدت‌زمان مربوطه ثبت نمایید. تمامی موارد در لیست نمایش داده می‌شوند.

۱۹. چگونه یک پیمانکار خارج از سازمان را به دستورکار اضافه کنم و آیا باید از قبل در سیستم تعریف شده باشد؟
بله، پیمانکار باید از قبل در بخش پیمانکاران نرم‌افزار تعریف شده باشد. برای افزودن، وارد تب پیمانکار شده، روی ایجاد کلیک کنید و با کلیک روی انتخاب، از لیست پیمانکاران موجود، شخص یا شرکت موردنظر را جست‌وجو و انتخاب نمایید. سپس تاریخ شروع و پایان فعالیت را ثبت و ذخیره کنید.

۲۰. اگر تاریخ فعالیت پیمانکار را اشتباه ثبت کرده‌ام، چگونه آن را اصلاح کنم؟
روی گزینه نمایش پیمانکار کلیک کرده و سپس ویرایش را انتخاب کنید. در فرم بازشده، می‌توانید تاریخ شروع و پایان را تصحیح کرده و در صورت لزوم خود پیمانکار را نیز تغییر دهید. پس از ذخیره، اطلاعات اصلاح‌شده در سیستم ثبت می‌شود.

۲۱. آیا امکان ثبت چند پیمانکار برای یک دستورکار وجود دارد؟
بله، اگر بیش از یک پیمانکار در اجرای دستورکار مشارکت داشته باشند، می‌توانید برای هر یک به‌صورت جداگانه رکورد ثبت کنید. برای هر پیمانکار، روی ایجاد کلیک کرده و اطلاعات مربوط به آن را وارد نمایید. همه آن‌ها در لیست نمایش داده خواهند شد.

۲۲. تب اعلان چه کاربردی دارد و چه اطلاعاتی در آن قابل مشاهده است؟
این بخش سوابق بازدید کاربران از دستورکار را نمایش می‌دهد. شما می‌توانید ببینید چه کسانی (بر اساس سطح دسترسی) روی گزینه نمایش کلیک کرده و دستورکار را مشاهده نموده‌اند. اطلاعات شامل نام کاربر، تاریخ و ساعت دقیق بازدید است که به پیگیری گردش اطلاعات و نظارت بر دسترسی‌ها کمک می‌کند.

۲۳. آیا مشاهده یک دستورکار توسط کاربران در گزارش نهایی هم ثبت می‌شود یا فقط در تب اعلان قابل مشاهده است؟
این اطلاعات صرفاً در تب اعلان همان دستورکار قابل مشاهده است و در گزارش نهایی یا خروجی‌های دیگر درج نمی‌شود. این یک ابزار نظارتی برای مدیران است تا بدانند کدام افراد به اطلاعات دستورکار دسترسی داشته‌اند.

۲۴. آیا امکان پاک کردن یا ویرایش سوابق بازدید در تب اعلان وجود دارد؟
خیر، سوابق بازدید به‌صورت خودکار توسط نرم‌افزار ثبت می‌شوند و کاربران هیچگونه دسترسی برای حذف یا ویرایش این سوابق ندارند. این اطلاعات به‌عنوان لاگ سیستمی برای اهداف امنیتی و نظارتی نگهداری می‌شوند.